مزایای استفاده از اتوماسیون اداری بر مدیریت پرسنل سازمان
سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده بخش‌هایی از این سیستم‌ها است که عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
در ویکی پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.
عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری به کار برده می‌شود اطلاق می‌شود که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو‌تر امکانپذیر می‌سازند. اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکار سازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده است. امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش می‌دهند. از جمله بسته‌های نرم افزاری که در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری مطرح می‌شوندعبارتند از
AppleWorks، Corel WordPerfect، Microsoft Officeو Sun StarOffice
اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری سازمان در حوزه امور اداری یاری بزرگی کرده است. امور دفتری در گذشته معمولا مورد بی توجهی و بی اعتنایی در شرکت ها قرار می‌گرفت. علیرغم اینکه بخش زیادی از نیرو و انرژی را به خود مختص کرده، ولی هیچ گاه مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهره‌وری قرار نگرفته بود.
در اواخر دهه هشتاد میلادی، نتایج یک تحقیق در یک دوره ده ساله بر روی استفاده سازمان‌ها در ابعاد گوناگون نشان داد که علیرغم رشد 90درصد بهره‌وری در زمینه صنعت، بهره‌وری در بخش امور دفتری، تنها 4 درصد رشد داشته است. این در حالی بود که در همین دوره، هزینه‌های امور دفتری از حدود 30-20 درصد به رقمی حدود 40-30 درصد از کل هزینه‌های سازمان افزایش یافته بود.
نتایج این تحقیق ثابت کرد که در حالی که افزایش عملکرد در حوزه های مختلف سازمانی به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا یافته است، لکن بهره وری در حوزه امور دفتری مورد بی توجهی واقع شده است. از این زمان بود که ارائه سیستم های اطلاعاتی تسهیل کننده امور دفتری و ارتباطات روزمره، مورد توجه قرار گرفت.
مزایا و کاربردهای اتوماسیون اداری
شماری از مزایای سیستم اتوماسیون اداری :
_ کنترل بهتر بر کار
_ کم شدن فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی و نگهداری سوابق
_ کنترل و نظارت بهتر بر کارکنان
_ کم شدن هزینه مسافرت ها و گردهمایی ها
_ افزایش رضایت کارکنان و مراجعه کنندگان
_ افزایش قابلیت رقابت سازمان
_ رشد پدیده دور کاری
ورود سیستم اتوماسیون اداری به یک شرکت همراه با تغییراتی وسیع در راه ارتباطات سنتی و رایج سازمان خواهد بود. بسیاری از ارتباطات، مانند ارسال یا ارجاع نامه‌ها، با خرج کمترین وقت توسط سیستم، میسر خواهد بود. این سیستم تجهیزات جدید ارتباطی از قبیل ، ارسال نامه‌های الکترونیک یا پیام‌های شخصی را در اختیار کارکنان قرار می‌دهد.
به نظر می‌رسد این سیستم برای اغلب حوزه‌های سازمانی که به گونه‌ای به ارتباطات وابسته‌اند، راه حلی دارد. بنابراین می‌توان گفت که تأثیر آن بر ارتباطات سازمانی اجتناب ناپذیر است. وجود اتوماسیون اداری از دیدگاه کارکنان، تحولی بزرگ محسوب شده است.
بنا به این نتیجه در مجموع می‌توان گفت که وجود این سیستم تأثیرات مثبتی بر ارتباطات درون سازمان ها داشته و موجب افزایش راه های ارتباطی و سرعت و سهولت در تعاملات سازمانی شده است.
همراه پیاده سازی سیستم های رایانه ای باید به واجبات نیروی انسانی در حوزه پشتیبانی نیز نظر کافی نمود. وجود اینگونه سیستم ها که عموما به صورت تحت شبکه کار می کنند، الزام می کند که یک گروه مجرب و متخصص در حوزه های مرتبط، در سازمان حضور داشته باشند و به رفع نواقص احتمالی سیستم بپردازند.
خصیصه های سیستم های حال حاضر اتوماسیون اداری که هم اکنون در ایران بهره برده می‌شوند، خود عامل مشخص کننده ای در میل سازمان ها به استفاده از این سیستم ها به حساب می آید. به نظر می رسد که طراحی سیستم های اتوماسیون اداری در ایران بیشتر معطوف به بُعد مکاتبات دفتری و اداری شده و به سایر توانایی ها و قابلیت های مفید آن توجه کافی نشده است.